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根據調查，現代上班族高達60%的時間耗費在溝通協調、文件搜尋與行政流程等庶務，「辦公時間碎片化」已成企業普遍痛點。（下載自PEXELS）
〔記者邱巧貞／台北報導〕上班族每日行程滿檔，真正花在「有價值工作」上的時間，可能比想像中少。根據雲端專案管理平台Asana針對全球逾1萬名知識工作者的調查，現代上班族高達60%的時間耗費在溝通協調、文件搜尋與行政流程等庶務，「辦公時間碎片化」已成企業普遍痛點。隨著生成式AI快速進入企業，AI應用也開始從「生成內容」，進一步深入文件辨識、合約搜尋、資料比對等日常行政流程
智慧辦公服務商台灣理光（Ricoh）觀察，不少企業雖已啟動數位轉型，實際工作流程仍存在「資料很多、知識很少；科技很快、流程很慢」的落差。在傳統辦公環境中，員工往往將高達80%的時間與精力投入重複性行政庶務，加上跨系統協作、非結構化資料難以整合，真正能用於創造商業價值的時間僅剩不到20%。
當企業面臨招募困難、培訓成本攀升等問題，「如何把人的時間拿回來」也成為企業導入AI的新戰場。台灣理光因此推動「20／80翻轉革命」，希望透過AI承接重複性的文件與行政工作，讓人力重新聚焦於判斷、溝通與創新等高附加價值工作。
台灣理光目前以DocuWare為核心推出兩項AI產品。其中，DocuWare AIDP整合大型語言模型（LLM）技術，只需要1至2份樣本進行初期驗測與調教，即可展開文件辨識，並能處理手寫中文、圖文混排等複雜格式。台灣理光表示，實測針對台灣商業文件的辨識準確率達九成以上，包括合約、海運提單等複雜文件，希望降低企業過去仰賴人工逐份判讀的成本。
另一項DocuWare Aura則鎖定合約管理與財務單據，定位為企業內部的AI幕僚。員工可透過自然語言提問，快速找到特定合約條款及相關文件，也能由AI自動比對不同版本或不同供應商合約的條款差異；在資安方面，所有查詢均於企業受控環境內運行，以降低使用通用型AI可能衍生的營業秘密外洩風險。
隨著台灣企業加速AI落地與辦公場景升級，智慧文件處理與流程自動化也成為企業導入AI的重要應用。台灣理光常務董事許博惇表示，AI真正的價值在於放大人的判斷力與創造力，而非取代人力；企業可先從小規模、可驗證的應用情境出發，採取「小步快跑、有效再擴大」的方式，逐步擴大AI導入範圍，讓AI承接重複性工作、人力聚焦於判斷與創新，朝人機協作的辦公模式發展。
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